Una data prenotata da mesi.
Una disdetta dell'ultimo minuto.
Danni riscontrati dopo l'evento.

Che tu affitti una villa per un matrimonio, una sala ricevimenti per un convegno, arredi, stoviglie, una tensostruttura o attrezzature di scena, la tua attività si regge su due importi: l'acconto che blocca la data e la cauzione che copre ciò che potrebbe succedere alla location e al materiale durante l'evento. Booloopay riunisce entrambi in un'unica pratica, con il contratto firmato e il verbale fotografico.

Il settore eventi somma due vincoli rari altrove: la prenotazione si fa spesso un anno prima e l'utilizzo si concentra in una notte, con decine di invitati che non hai mai incontrato. Nel mezzo, un assegno di cauzione dorme in un cassetto e una data resta bloccata senza alcuna garanzia seria di essere onorata.

L'acconto di prenotazione: bloccare una data sul serio

Un acconto impegna entrambe le parti: il cliente si impegna a venire, tu ti impegni a riservare la data. Finché non è incassato, una data bloccata vale quanto un'intenzione — e una rinuncia a tre mesi dall'evento lascia vuoto un sabato di giugno, impossibile da rivendere.

Con Booloopay l'acconto si paga online nel momento in cui il contratto viene firmato: il cliente clicca su un link, legge il contratto, firma elettronicamente e paga subito dopo. Il saldo può essere programmato a scadenza, per esempio trenta giorni prima dell'evento, senza che tu debba sollecitarlo.

La cauzione con preautorizzazione sulla carta, invece dell'assegno

L'assegno di cauzione è un'abitudine del settore, non una garanzia. Può essere scoperto, va conservato, va restituito, e incassarlo richiede settimane durante le quali il rapporto con il cliente si deteriora.

Una preautorizzazione blocca l'importo sulla carta del cliente senza addebitarlo. Se l'evento fila liscio, la preautorizzazione viene svincolata e non c'è mai stato alcun movimento di denaro. Se la location o il materiale vengono danneggiati, addebiti l'importo giustificato, con le foto del verbale alla mano. La cauzione resta ciò che deve essere: una garanzia, non un anticipo di liquidità chiesto al cliente.

Il verbale: l'unica cosa che conta il giorno dopo

Il giorno dopo un matrimonio, nessuno è d'accordo sullo stato del parquet, delle stoviglie o degli arredi da giardino. Senza foto con data e ora prima e dopo, la discussione si gioca a memoria e sui rapporti di forza — e finisce di solito con una cauzione restituita per intero o un rapporto con il cliente distrutto.

Booloopay conserva il verbale di consegna e quello di riconsegna nella pratica dell'evento, con le foto, la data e l'ora. Giustifichi ogni euro addebitato sui documenti. Nella stragrande maggioranza dei casi, la semplice esistenza di queste foto basta perché la discussione non avvenga proprio.

Per chi: tutti quelli che ruotano attorno all'evento

Ville e castelli, sale ricevimenti, location atipiche, catering, noleggiatori di arredi, stoviglie, tensostrutture o attrezzature di scena, service audio, photobooth: appena un bene di valore viene affidato a un cliente per una serata, acconto e cauzione si pongono allo stesso modo. La pratica Booloopay è la stessa — cambiano solo gli importi e le foto.