Termin zarezerwowany od miesięcy.
Rezygnacja w ostatniej chwili.
Szkody stwierdzone po wydarzeniu.

Niezależnie od tego, czy wynajmujesz dwór na wesele, salę bankietową na konferencję, meble, zastawę, namiot czy sprzęt sceniczny, Twoja działalność opiera się na dwóch kwotach: zadatku, który blokuje termin, i kaucji, która pokrywa to, co może przydarzyć się obiektowi i sprzętowi w trakcie imprezy. Booloopay łączy jedno i drugie w jednej sprawie, razem z podpisaną umową i protokołem ze zdjęciami.

Branża eventowa ma dwa ograniczenia rzadko spotykane gdzie indziej: rezerwacja odbywa się często rok wcześniej, a całe użytkowanie skupia się w jedną noc, z dziesiątkami gości, których nigdy nie widziałeś na oczy. A pomiędzy tym czek kaucyjny leży w szufladzie, a termin jest zablokowany bez żadnej poważnej gwarancji, że zostanie dotrzymany.

Zadatek rezerwacyjny: jak poważnie zablokować termin

Zadatek wiąże obie strony: klient zobowiązuje się przyjechać, Ty zobowiązujesz się zarezerwować termin. Dopóki nie jest pobrany, zablokowany termin to tylko deklaracja chęci — a rezygnacja na trzy miesiące przed imprezą zostawia pustą czerwcową sobotę, której nie da się już sprzedać.

W Booloopay zadatek jest płacony online w chwili podpisania umowy: klient klika w link, czyta umowę, podpisuje ją elektronicznie i od razu płaci. Dopłatę można zaplanować na konkretny termin, na przykład trzydzieści dni przed wydarzeniem, bez konieczności przypominania się klientowi.

Kaucja przez blokadę na karcie zamiast czeku

Czek kaucyjny to nawyk branży, nie gwarancja. Może nie mieć pokrycia, trzeba go przechowywać, zwracać, a jego realizacja trwa tygodniami, w czasie których relacja z klientem się psuje.

Preautoryzacja rezerwuje kwotę na karcie klienta bez jej pobierania. Jeśli impreza przebiegnie dobrze, blokada zostaje zwolniona i żadne pieniądze się nie przesunęły. Jeśli obiekt lub sprzęt zostanie uszkodzony, pobierasz uzasadnioną kwotę, ze zdjęciami z protokołu jako dowodem. Kaucja pozostaje tym, czym być powinna: zabezpieczeniem, a nie zaliczką wyciągniętą z portfela klienta.

Protokół zdawczo-odbiorczy: jedyna rzecz, która liczy się nazajutrz

Dzień po weselu nikt nie zgadza się co do stanu parkietu, zastawy czy mebli ogrodowych. Bez zdjęć z datą i godziną przed i po, dyskusja toczy się na pamięć i na siłę argumentów — a kończy się zwykle oddaniem całej kaucji albo zniszczoną relacją z klientem.

Booloopay przechowuje protokół z przekazania i z odbioru w sprawie wydarzenia, razem ze zdjęciami, datą i godziną. Każde pobrane euro uzasadniasz dowodami. W ogromnej większości przypadków samo istnienie tych zdjęć sprawia, że dyskusja w ogóle się nie zaczyna.

Dla kogo: dla wszystkich wokół wydarzenia

Dwory i pałace, sale bankietowe, nietypowe przestrzenie, catering, wypożyczalnie mebli, zastawy, namiotów czy sprzętu scenicznego, nagłośnienie, fotobudki: gdy tylko wartościowe mienie zostaje powierzone klientowi na jeden wieczór, kwestia zadatku i kaucji wygląda tak samo. Sprawa w Booloopay jest ta sama — zmieniają się tylko kwoty i zdjęcia.